Hệ thống mã vạch GS1-128: Hướng dẫn A–Z cho Doanh nghiệp Việt Nam

Hướng dẫn này giải thích khái niệm GS1 128, nguồn gốc từ UCC/EAN-128 và cấu trúc gồm Start Code, FNC1 và checksum. Nó mô tả cách dùng Application Identifier (AI) để mã hóa GTIN, lô, hạn sử dụng, số serial và dữ liệu vận chuyển. Bao gồm chuẩn in nhãn pallet/thùng, kích thước module, vùng yên lặng và vị trí dán để đảm bảo quét ổn định. Tiếp tục sẽ cung cấp quy trình thực tế và ví dụ áp dụng.

Những điểm chính

• Giải thích GS1-128 và vai trò AI (Application Identifier) trong mã hóa dữ liệu sản phẩm và lô hàng.
• Hướng dẫn cấu trúc: Start Code, ký tự FNC1, nhiều trường dữ liệu và kiểm tra checksum.
• Danh sách AI phổ biến (GTIN, NSX, HSD, Số lô, S/N) và cách khai báo đúng trên nhãn.
• Tiêu chuẩn in và dán: kích thước module tối thiểu, vùng yên tĩnh và vị trí nhãn trên pallet.
• So sánh nhanh với ITF-14, DataBar, QR Code để chọn mã phù hợp theo mục đích sử dụng.

Mã vạch GS1 128 là gì? Khái niệm & lý do đổi tên từ UCC/EAN-128

Mã vạch GS1 128 là một biến thể tiêu chuẩn hóa của Code 128, bổ sung quy tắc về định dạng dữ liệu và sử dụng AI (Application Identifiers) để phân biệt các loại thông tin.

Khác với Code 128 thông thường chỉ biểu diễn ký tự, GS1 128 bắt buộc cấu trúc dữ liệu theo chuẩn GS1, giúp đọc và xử lý tự động chính xác hơn trong hệ thống.

Vai trò của GS1 128 trong chuỗi cung ứng toàn cầu là tạo ra ngôn ngữ chung cho trao đổi dữ liệu sản phẩm, tối ưu hóa truy xuất nguồn gốc và quản lý tồn kho.

GS1 còn chịu trách nhiệm gán mã quốc gia cho các dải số (ví dụ 930–939) để đảm bảo nhận diện sản phẩm trên toàn cầu.

1.1 Sự khác biệt giữa Code 128 thông thường và GS1-128

Một tiêu chuẩn quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, GS1 128 là biến thể của Code 128 được chuẩn hóa để mã hóa các Application Identifier (AI) theo quy tắc GS1; khác với Code 128 thông thường chỉ định kiểu ký tự và chuỗi dữ liệu, GS1 128 thêm cấu trúc AI giúp phân biệt ý nghĩa từng phần dữ liệu (ví dụ: số lô, hạn dùng, trọng lượng).

Sự khác biệt chính ở định nghĩa cơ bản: Code 128 là mã hóa ký tự chung, trong khi GS1 128 quy định định dạng AI, kiểm tra và biểu diễn dữ liệu theo tiêu chuẩn GS1.

Ứng dụng thương mại khiến GS1 128 ưu thế ở việc trao đổi thông tin giữa nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ, đảm bảo tương thích, đọc chính xác và liên kết dữ liệu chuẩn.

1.2 Vai trò của GS1 128 trong chuỗi cung ứng toàn cầu

Sau khi phân biệt Code 128 thông thường và GS1 128, cần làm rõ vai trò của GS1 128 trong chuỗi cung ứng toàn cầu:

GS1 128 chuẩn hóa cách biểu diễn dữ liệu kinh doanh (AI/GTIN, số lô, ngày hết hạn, khối lượng), giúp giao tiếp giữa nhà sản xuất, vận tải, kho và bán lẻ.

Tầm quan trọng của GS1 128 nằm ở khả năng mã hóa nhiều trường dữ liệu trong một mã vạch duy nhất, tăng tốc xử lý tự động, giảm sai sót nhập liệu và nâng cao truy xuất nguồn gốc.

Lợi ích ứng dụng thể hiện qua tối ưu kho bãi, theo dõi lô hàng thời gian thực, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế và giảm chi phí vận hành.

Do đó, GS1 128 là công cụ kỹ thuật then chốt cho quản trị chuỗi cung ứng hiện đại.

Cấu trúc chi tiết mã vạch GS1 128

Phần này mô tả cấu trúc kỹ thuật của mã vạch GS1 128, bao gồm mã bắt đầu, vai trò của FNC1 và cơ chế kiểm tra checksum.

Tiếp theo, trình bày khái quát về Application Identifier (AI) với bảng tra 10 AI thông dụng nhất để hiểu cách mã hóa dữ liệu.

Cuối cùng làm rõ quy tắc sử dụng ký tự tách FNC1 và những trường hợp bắt buộc phải chèn ký tự này.

2.1 Bắt đầu mã, FNC1 & kiểm tra checksum

Mã bắt đầu (Start Code), ký tự chức năng FNC1 và kiểm tra checksum là thành phần thiết yếu đảm bảo GS1-128 được mã hóa chính xác và đọc ổn định; văn bản mô tả vai trò từng phần một cách rõ ràng.

Start code xác định chế độ mã hóa (Code 128 subset) để máy đọc giải mã chính xác chuỗi bit. FNC1 xuất hiện ngay sau start code giữ nhiệm vụ phân tách dữ liệu theo Application Identifier, cho phép nối nhiều trường trong một mã vạch duy nhất.

Quy trình checksum thực hiện trên toàn bộ chuỗi ký tự (kể cả start code theo quy ước trọng số) để phát hiện lỗi đọc hoặc in.

Kết hợp start code và checksum validation tạo ra độ tin cậy cao, giảm sai sót trong chuỗi cung ứng.

2.2 Application Identifier (AI) – bảng tra 10 AI thông dụng nhất

Việc xác nhận Start code, FNC1 và checksum tạo nền tảng cho việc phân bố dữ liệu; tiếp theo cần xem xét cách dữ liệu đó được định danh và giải nghĩa bằng Application Identifier (AI).

AI là mã số tiền tố cho biết loại dữ liệu trong mã vạch GS1 128, giúp hệ thống đọc hiểu và xử lý thông tin chính xác.

Dưới đây là 10 AI thông dụng được tóm tắt ngắn gọn:

1. 01 — GTIN (mã hàng hóa tiêu chuẩn).
2. 10 — Batch/Lot (số lô, chuỗi ký tự).
3. 17 — Hạn dùng (ngày hết hạn, YYMMDD).
4. 21 — Số seri (Serial, không cố định độ dài).

Việc sử dụng AI đúng chuẩn đảm bảo tương thích hệ thống, giảm lỗi khi quét và tích hợp vào ứng dụng mã vạch doanh nghiệp.

2.3 Ký tự tách (FNC1) khi nào bắt buộc

Khi nào ký tự FNC1 là bắt buộc trong GS1-128 và lý do kỹ thuật đằng sau quy tắc này?

Ký tự FNC1 bắt buộc khi một mã GS1-128 chứa dữ liệu có độ dài biến động hoặc khi nhiều Application Identifier (AI) liên tiếp cần phân biệt.

Về mặt kỹ thuật, FNC1 hoạt động như ký tự tách để scanner xác định ranh giới AI khi không có độ dài cố định, tránh đọc nhầm và đảm bảo giải mã chính xác.

Trong tình huống sử dụng chuỗi AI liên hợp (ví dụ: GTIN + batch + expiry), FNC1 ngăn chồng chéo dữ liệu.

Ngoài ra, một số yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn GS1 yêu cầu sử dụng FNC1 để đảm bảo tương thích toàn cầu và truy xuất nguồn gốc chính xác.

Các loại dữ liệu nào được mã hóa trong GS1 128?

GS1 128 mã hóa cả các định danh chuẩn như GTIN, SSCC, GLN, GRAI và GIAI để nhận diện sản phẩm, lô hàng và tài sản.

Ngoài ra mã vạch có thể chứa thông tin thời gian và kiểm soát như ngày sản xuất, hạn dùng và số lô nhằm phục vụ truy xuất nguồn gốc và quản lý tồn kho.

Thông tin trọng lượng tịnh cũng thường được mã hóa để hỗ trợ vận chuyển và tính toán chi phí.

3.1 GTIN, SSCC, GLN, GRAI, GIAI

Mã hóa trong GS1-128 bao gồm các loại dữ liệu xác định danh tính, tính, theo dõi và thông tin quản lý hàng hóa như GTIN (mã hàng hóa), SSCC (mã kiện vận chuyển), GLN (mã địa điểm), GRAI (mã tài sản có thể tái sử dụng) và GIAI (mã tài sản không phân loại theo GTIN); mỗi loại dữ liệu được biểu diễn bằng một Application Identifier (AI) riêng để đảm bảo đọc chính xác và xử lý tự động trong chuỗi cung ứng.

Văn bản này trình bày chức năng và tiêu chuẩn áp dụng cho quản lý GTIN, việc sử dụng SSCC, lợi ích của GLN, ứng dụng GRAI và tiêu chuẩn GIAI, nhấn mạnh tính tương thích, định danh và truy xuất.

Các ví dụ ứng dụng thực tế, cấu trúc dữ liệu và lợi ích quản lý được tóm tắt như sau:

1. GTIN: định danh sản phẩm.
2. SSCC: quản lý kiện.
3. GLN: định vị địa điểm.
4. GRAI/GIAI: định danh tài sản.

3.2 Ngày sản xuất, hạn dùng, số lô, trọng lượng tịnh

Tiếp nối các định danh như GTIN, SSCC, GLN và GRAI/GIAI, hệ thống GS1-128 còn mã hóa các dữ liệu quản lý sản phẩm và vận chuyển quan trọng khác để hỗ trợ truy xuất và kiểm soát chất lượng.

GS1-128 mã hóa ngày sản xuất (AI 11 hoặc 17 cho hạn dùng), ngày hết hạn và thời gian lưu giữ để xác định chu kỳ an toàn và phù hợp tiêu chuẩn.

Số lô (AI 10) cho phép liên kết sản phẩm với lịch sử sản xuất và truy vết khi phát sinh sự cố.

Trọng lượng tịnh (AI 310x/320x) và đơn vị đo được mã hóa để tự động hóa kiểm tra nhập/xuất kho.

Việc chuẩn hóa các AI này giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa nhà sản xuất, nhà phân phối và bán lẻ.

Tiêu chuẩn in nhãn GS1 128 cho pallet & thùng hàng xuất khẩu

Tiêu chuẩn in nhãn GS1 128 cho pallet và thùng hàng xuất khẩu quy định rõ yêu cầu về kích thước module X để đảm bảo khả năng đọc của máy quét và độ bền mã trong vận chuyển.

Ngoài kích thước X tối thiểu, hướng dẫn GS1 cũng mô tả vị trí dán nhãn trên pallet nhằm tránh che khuất và giảm thiểu rủi ro hỏng hóc trong quá trình xếp dỡ.

Việc tuân thủ cả hai yếu tố này là bắt buộc để đảm bảo tương thích chuỗi cung ứng quốc tế và hiệu quả truy xuất nguồn gốc.

5.1 Kích thước tối thiểu của mô-đun X (X-dimension)

Kích thước tối thiểu của module X-dimension xác định chiều rộng của thanh đen hẹp nhất trong mã GS1-128, là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến khả năng đọc của máy quét khi in trên nhãn pallet và thùng hàng xuất khẩu.

Người soạn tiêu chuẩn khuyến nghị xác định kích thước phù hợp với điều kiện in ấn, vật liệu nhãn và khoảng cách quét. Nguyên tắc in yêu cầu đảm bảo tỷ lệ giữa thanh và khoảng trắng, độ tương phản và biên an toàn.

Các hướng dẫn thực tiễn gồm:

1. Chọn kích thước tối thiểu X phù hợp với máy in và độ phân giải.
2. Kiểm tra khả năng đọc qua thử nghiệm quét thực tế.
3. Đảm bảo nguyên tắc in: độ tương phản ≥ tiêu chuẩn GS1.
4. Ghi nhận và duy trì kiểm soát quy trình in.

5.2 Vị trí dán trên pallet theo hướng dẫn GS1

Vị trí dán nhãn trên pallet theo hướng dẫn GS1 quy định nơi đặt mã GS1-128 để đảm bảo khả năng quét, bảo vệ nhãn và tuân thủ quy định vận chuyển quốc tế; nhãn nên đặt ở mặt bên ngoài của pallet, cao khoảng 400–800 mm từ mặt sàn, tránh góc, mép kín và chồng lớp.

Quy định yêu cầu vùng yên tĩnh đủ rộng, bề mặt phẳng, không có nếp nhăn và không bị che khuất bởi dây đai hay màng co. Kỹ thuật dán cần dùng nhãn chịu thời tiết, keo dán phù hợp bề mặt carton hoặc pallet gỗ, dán theo chiều thăng bằng để giảm méo khi vận chuyển.

Trước khi xuất khẩu, kiểm tra khả năng quét bằng máy chuẩn và ghi lại vị trí dán cho đối tác logistics.

So sánh GS1 128 với ITF-14, DataBar & QR Code GS1

Khi so sánh, GS1 128 thể hiện ưu thế ở khả năng mã hóa dữ liệu cấu trúc phức tạp và kiểm soát tính toàn vẹn thông tin nhờ các Application Identifier (AI).

Trong khi ITF-14 tập trung vào mã hóa GTIN cho bao bì vận chuyển với thiết kế chịu va đập tốt, DataBar phù hợp cho mã sản phẩm có kích thước nhỏ và có thể chứa thông tin bổ sung như số lô/hạn dùng.

Còn QR Code GS1 cung cấp mật độ dữ liệu cao và linh hoạt cho quét bằng thiết bị di động; mỗi mã vạch phục vụ mục đích triển khai khác nhau tùy theo yêu cầu về dung lượng dữ liệu, môi trường quét và kích thước vật lý.

1. GS1 128: tối ưu cho dữ liệu cấu trúc, ý nghĩa mã vạch rõ ràng.
2. ITF-14: bền, dành cho pallet/outer case.
3. DataBar: phù hợp sản phẩm nhỏ, chứa info bổ sung.
4. QR Code GS1: mật độ cao, thích hợp quét di động, đa chức năng.